Facturation de l'infirmière libérale remplaçante : qui facture, avec quelle carte, et comment être payée

Quand vous remplacez, vous facturez avec votre propre carte CPS, mais au nom et sur le numéro de facturation de la titulaire. L’Assurance Maladie paie la titulaire, qui vous reverse votre part selon votre contrat de remplacement. Simple sur le papier. En pratique, c’est là que se perdent des actes, des rétrocessions et pas mal de temps.

Voici ce qu’il faut savoir pour que chaque soin soit facturé et que chaque euro vous revienne.

Avant le premier jour : les démarches à boucler

Le remplacement en libéral est encadré. Pour remplacer une infirmière conventionnée, il vous faut :

• une autorisation de remplacement délivrée par l’Ordre des infirmiers, valable un an et renouvelable ;
• une expérience d’au moins 18 mois, soit 2 400 heures, sur les six dernières années ;
• un contrat de remplacement écrit dès que le remplacement dépasse 24 heures ou se répète. L’Ordre en propose des modèles.

Avant le début de la mission, la CPAM doit recevoir une copie de votre autorisation, le nom de l’infirmière remplacée, l’adresse du cabinet, les dates exactes et une copie de votre carte CPS. En cas d’urgence, vous disposez de 30 jours.

À retenir aussi : vous ne pouvez pas remplacer plus de deux infirmières en même temps. Et pendant la période de remplacement, la titulaire ne facture pas d’activité libérale conventionnée de son côté.

Votre carte CPS, sa facturation

C’est le point qui crée le plus de confusion.

Les actes que vous réalisez doivent être facturés avec votre carte CPS, jamais avec celle de la titulaire. Votre carte vous identifie comme l’infirmière qui a fait le soin. Facturer avec la carte d’une autre, c’est s’exposer à un indu : l’Assurance Maladie peut réclamer les sommes d’un acte qui n’a pas été fait par la professionnelle dont l’identifiant figure sur la feuille de soins.

En revanche, sur le plan de la facturation, votre activité est assimilée à celle de la titulaire. Concrètement :

• la feuille de soins part sur son numéro de facturation ;
• les paiements de la caisse et des mutuelles arrivent sur son compte ;
• vos actes comptent dans son activité.

Dans le logiciel, cela suppose que la titulaire vous ait déclarée comme remplaçante avant votre arrivée, pour que votre carte soit reconnue et vos actes rattachés à la bonne période. Vérifiez-le ensemble la veille, pas le premier matin de la tournée.

La rétrocession : ce qui doit être écrit noir sur blanc

Puisque l’argent arrive chez la titulaire, c’est elle qui vous reverse votre part : la rétrocession d’honoraires. Son pourcentage est libre et se négocie entre vous. Il doit figurer dans le contrat, avec :

• l’assiette : sur quoi s’applique le pourcentage (les actes, les indemnités kilométriques, les majorations) ;
• le moment du calcul : sur ce qui a été facturé, ou sur ce qui a été réellement encaissé ;
• le délai de versement après la fin du remplacement ;
• le sort des rejets : qui reprend une facture rejetée après votre départ.

Ce dernier point est souvent oublié. Or une partie des paiements arrive après la fin de la mission, et certains actes reviennent en rejet. Sans règle écrite, ces montants restent dans un angle mort. Les causes de rejet les plus fréquentes sont détaillées dans cet article du carnet.

Côté fiscal, vos rétrocessions sont vos recettes : vous les déclarez et cotisez dessus. Pour la titulaire au régime réel, elles sont une charge déductible.

Garder la trace de votre activité

Vous n’avez pas la main sur le compte de la titulaire. Votre seule protection, c’est votre propre suivi :

• notez chaque jour les patients vus et les actes réalisés ;
• gardez une copie de vos feuilles de soins ou un export de vos actes ;
• à la fin du remplacement, comparez votre relevé avec le calcul de rétrocession.

Ce n’est pas de la méfiance, c’est de la comptabilité. Un écart se règle facilement la semaine suivante, beaucoup moins trois mois plus tard.

Une limite à connaître pour la suite

À partir de 2028, l’activité d’une remplaçante sera plafonnée à 40 % de l’activité annuelle du cabinet (50 % pour un cabinet isolé, une titulaire de plus de 63 ans ou en cumul emploi-retraite). Si vous remplacez régulièrement la même infirmière, c’est un paramètre à intégrer dès maintenant dans votre organisation.

Par où commencer

Être remplaçante, c’est enchaîner les cabinets, les logiciels et les façons de faire. La facturation ne devrait pas s’y ajouter comme une charge de plus.

Ma Binôme propose une formule pensée pour les remplaçantes : elle suit votre activité, sans engagement, et inclut le calcul des rétrocessions. Pour voir ce que ça donnerait dans votre cas, le diagnostic de votre facturation est offert. Parlons-en.